O usuário declara possuir autorização para cadastrar empresas, certificados digitais, caixas de e-mail e documentos fiscais no XMLBox. O uso do sistema deve respeitar a legislação fiscal, a LGPD e os limites da SEFAZ. Operações sensíveis podem ser auditadas para segurança, prestação de contas e cumprimento legal.

O XMLBox trata dados pessoais e empresariais para executar serviços fiscais e contábeis: autenticar usuários, cadastrar empresas, armazenar metadados de documentos fiscais, importar XMLs autorizados, gerar relatórios e manter trilhas operacionais. Os XMLs fiscais podem conter dados pessoais de emitentes, destinatários, tomadores, transportadores e responsáveis legais. As bases legais usuais são execução de contrato, cumprimento de obrigação legal ou regulatória, exercício regular de direitos, legítimo interesse para segurança e prevenção a fraudes e consentimento quando aplicável.